Actualmente, el correo electrónico es una de las herramientas más utilizadas en Internet. Es accesible a todos los usuarios/as en red. Nos permite una comunicación momentánea, adjuntar archivos y mantener orden en todas nuestras comunicaciones vía email.
Esto último es realmente importante. El orden forma parte de algo esencial: la gestión adecuada y bien ejecutada de nuestros gestores de correo electrónico. Es importante para no perder información necesaria y útil, para que resultemos mas eficaces en nuestro trabajo e incluso nos ayudará a ahorrar tiempo.
Te damos las claves de un correo bien gestionado:
- Otórgale de estructura y orden: el primer paso es tener claro que temáticas recibes en tu correo para así estructurar mediante categorías y etiquetas para así nombrarlas y que estas acciones sean efectivas. Es como la columna vertebral de tu correo electrónico.
- Limpia diariamente la bandeja: es importante dedicar un tiempo diario a tu correo electrónico, especialmente si recibes gran cantidad de emails diariamente. Esta rutina te ayudará a no amontonar numereros correos no leídos.
- Filtra, etiqueta y archiva: estas tres acciones son las mas necesarias para establecer ese orden y mantener la estructura que le hayas dado a tu gestor de correo electrónico. Así sabrás a donde acudir cuando busques algo en concreto en tu bandeja de entrada. Si filtras, podrás saber sin abrir el email de que se trata: spam, importante, de X etiqueta, etc. Esto se hace porque previamente tú habrás elegido las palabras clave que deban contener los correos o determinadas direcciones de email. Cuando etiquetas, especificas a quien o qué corresponde ese email: pueden ser de clientes, marcas con las que trabajas, o etiquetas como ocio, personal, trabajo, etc. Archivando lo que haces es mover ese correo de tu bandeja de entrada a su categoría correspondiente para leer después o una vez que haya sido leído. Esta última acción es aconsejable hacerla cuando ese email entre a tu bandeja para no amontonar “no leídos”. Es también recomendable que uses todos los recursos que te de tu gestor para priorizar correos, como por ejemplo, con las estrellas. Introduce estas herramientas en tu método.
- Predetermina “responder a todos”: a parte de ganar tiempo para no ir buscando uno por uno tus destinatarios evitarás, a su vez, olvidarte de alguien y es algo tedioso cuando estamos estableciendo hilos de correos con información importante.
- Crea tu firma: un detalle como la firma del correo electrónico es símbolo de profesionalidad, además, es un recurso muy útil para dejar tu contacto por escrito, así como tu página web o el nombre de la compañía o empresa a la que perteneces. También viene bien en el caso de que hayas centralizado todas tus cuentas en el mismo gestor para que puedas tener distintas firmas personalizadas de cada correo.
- Realiza copias de seguridad de todo Google: si temes perder contenido o te sientes mas seguro/a, puedes realizar copias de seguridad de todo tu correo y también de todos los demás documentos en Google
Lo mas importante de todo esto es que encuentres tu método usando las herramientas que el gestor te proporciona. Tu le darás sentido y orden. Si eres una gran compañía o marca y necesitas un servicio de Gestión de correo electrónico donde se lleven a cabo tareas como crear los usuarios, gestionar la bandeja de entrada evitando Spam, crear etiquetas, redirecciones, crear listas de distribución, gestionar las firmas de todos los trabajadores, etc. Aquí podemos ayudarte, consúltanos.
